Электронный архив — что это и как он работает?

В современном мире, когда вопросы экологии постепенно, но уверенно выходят на первое место, мысли об электронном документообороте посещают едва ли не каждого человека. К сожалению, по российскому законодательству полностью отказаться от бумажных носителей невозможно, но сделать это хотя бы частично можно. Более того — нужно! В этой статье мы расскажем, как организовать электронный архив и почему это важно.

Что такое электронный архив?

Системы электронного архива представляют собой тип хранения документов в электронном виде, а также их учет, поиск и работу с ними. Современные электронные архивы имеют возможность организовать допуск к документам, отслеживать любые изменения с бумагами и проводить другой анализ.

Преимущества электронного архива

Создание и использование электронного архива открывает перед компанией следующие преимущества:

• постепенный вывод из обращения документов на бумажных носителях, что продлевает срок их службы, защищает от порчи и утраты;
• снижение трудозатрат и затрат времени на поиск и любые виды работ с документами — найти нужный файл занимает несколько секунд, а идти в архив и искать там лист бумаги — намного дольше;
• доступ к бумагам, которые хранятся или временно находятся вне офиса;
• возможность хранения любых материалов, в том числе тех, которых уже не существует в бумажном виде;
• возможность организации прав доступа в соответствии с регламентом компании — тот, кто не должен получить в руки бумаги, не сможет это сделать;
• забота об окружающей среде.

Как организовать электронный архив?

Самый простой вариант на пути к вашему электронному архиву — доверить процесс профессионалам. Потому что создание такой «компьютерной картотеки» требует правильно подобранно программного обеспечения, мощных сканеров и большого опыта работы.

Профессионалы, которых вы наймете будут проводить следующие работы:

• сканирование документов с очень высоким разрешением — разного формата, в том числе конструкторской документации и различных чертежей, а также ветхих экземпляров;
• создание конкретной программы под ваши запросы на базе проверенного и надежного программного обеспечения (например, Atlas Soft).

Важное преимущество такого подхода — существенное снижение затрат клиента. Если заказчик решит сам создавать электронный архив, ему придется приобретать все программное обеспечение. В случае, когда он доверит работу профессионалам, он заплатит только за использование лицензии, что в разы меньше.