Прежде чем приступить к такой сложной задаче, как организация фестиваля, следует определиться с общим видением мероприятия: это опен-эйр или концерт, какое число зрителей вместит площадка. Обратите внимание на потенциальную аудиторию: какова ее платежеспособность, потенциальная посещаемость. Все договоренности должны быть оформлены официально, по договору, а это значит, что предварительно нужно оформить ИП или ООО.
Основные шаги:
Нужно исходить из локации, инфраструктуры, потенциальных затрат на постройку, охрану. Учтите, что, скорее всего, придется пойти на определенные компромиссы: идеальную площадку удается найти не всегда.
При этом стоит учесть пересечения по датам с уже заявленными мероприятиями, сезонность (летом часть потенциальных зрителей может уехать), совпадения с местными праздниками, местное законодательство о нормах проведения массовых мероприятий.
Определитесь с хедлайнерами, открывающими артистами, исполнителей, которые составят костяк. Свяжитесь с их менеджерами, запросите райдеры.
Посчитайте, какое число билетов нужно будет продать, чтобы получить прибыль и выйти в ноль. После того, как вы сопоставите цифры со своими ресурсами, можно будет определиться с лайнапом и окончательным вариантом площадки.
Стоит составить грамотное КП, в котором будет отражена целевая аудитория фестиваля, ее уровень платежеспособности, демографический состав, планируемое число зрителей. Заинтересуйте инвесторов, расскажите, чем им может быть интересно сотрудничество с точки зрения продвижения их товара, укажите стоимость сотрудничества. Пообщаться со спонсорами следует заранее: маркетинговые бюджеты обычно составляют в начале года.
Фестиваль состоит не только из выступлений музыкантов, там будет множество людей, которым нужно гарантировать безопасность и комфорт. Поработайте с планом площадки: где лучше разместить туалеты и фудкорты, стоит ли организовать точку продажи мерча, где расположить зоны активностей спонсоров.
Обязательная статья расходов, если речь идет об опен-эйре, — охрана площадки. Сейчас на рынке представлено множество частных охранных агентств и легко найти вариант, соответствующий вашему бюджету. Также нужно подумать об аренде кареты скорой помощи. В местах большого скопления людей повышаются риски того, что кому-то может понадобиться медицинская помощь, а безопасность людей превыше всего.
Подпишитесь на наши группы в соцсетях Вконтакте, Одноклассники.
