Перевозка архивов: требования и правила к упаковке

В соответствии с действующими методическими рекомендациями, транспортировку архивных документов на любые расстояния необходимо осуществлять, соблюдая осторожность. Этот процесс требует внимательного подхода. Необходимо, чтобы документация была надёжно защищена от механических повреждений и влаги. Обеспечение сохранности архивов во многом зависит от того, как они были упакованы.

Качественную перевозку архивов компании и государственных организаций следует заказывать в транспортной компании https://perper.ru/index.php?page=perevozka-arhivov. Опытные специалисты имеют большой опыт в перевозке, помогут с упаковкой и сортировкой по коробкам, тем более промаркируют все с учетом всех требований.

Основные требования

Производя упаковку архивных документов, необходимо учитывать следующие требования:

1. Упаковочные средства должны быть новыми и чистыми — применение ранее используемой упаковки недопустимо;
2. Если транспортировка осуществляется высокой влажности (осадков, тумана), требуется использование водонепроницаемой упаковки (пластиковых мешков, пакетов, плёнки);
3. Документация должна быть основательно в ящики, дно которого изнутри покрыто нежёстким материалом (например, пенопластом);
4. Все значительные пустоты в ёмкостях должны быть заполнены упаковочными средствами;
5. Желательно перевозить архивные дела в тех же папках, где они хранятся;
6. Перед окончательной упаковкой в ёмкости размещается опись документации, размещённых в таре. Она подписывается ответственным работником архива.

Систематизация архивов

Чем лучше систематизировать архивную документацию, тем проще после перевозки разобраться в ней, найти необходимые экземпляры. Правила маркировки в методических рекомендациях не закреплены – подробность описания определяется индивидуально. Но лучше описание содержимого вложить в каждую упаковку.

Если речь идёт о коробках, их следует хорошо заклеить, чтобы устранить какую-либо вероятность спонтанного открытия. Для этого ширина скотча должна быть не менее 70 мм и толщиной клеящего слоя – не менее 20 мкм.

Сканирование и копирование документов

Если содержимое архивных документов является чрезвычайно важным, рекомендуется организовать их копирование. Сделанные копии сортируются по папкам, которые подписываются – например, «Договоры», «Данные для налоговой», «Счета и накладные». Все эти папки помещаются в отдельную упаковку, хорошо защищённую от неблагоприятных внешних воздействий.

Для большей надёжности эти наиболее важные архивы сохраняются в электронном виде на компьютерах, которые перевозятся отдельно от бумажных носителей.