Создание собственного корпоративного автопарка – лишь первый этап работ, направленных на обеспечение всех логистических и транспортных нужд компании. Следующий и, пожалуй, не менее важный – это грамотный менеджмент. На плечах человека, управляющего корпоративным автопарком, лежит множество задач: оптимизация расходов, сведение к минимуму возможных рисков, ведение учета и отчетности по всем внутренним процессам этого отдела. Какие из них требуют особого внимания, и как регулярный аудит автопарка помогает в управлении?
Важно: больше полезных советов по оптимизации корпоративного автопарка и сокращению расходов – в этом материале.
Прежде всего – проводится оценка и анализ самого гаража и транспортных расходов: на бензин, на техобслуживание и ремонт каждого автомобиля, на парковку, амортизацию и естественный износ, на зарплату водителям и механикам, при необходимости – на лизинг или аренду.
Необходимо очень хорошо знать рынок автоуслуг, чтобы понимать, где выгоднее оформлять коллективную страховку, в какой сети заправок закупать топливо оптом, какая компания предоставляет самые крупные скидки на лизинг или аренду автомобилей. Каждая из этих статей расходов может на первый взгляд показаться не такой уж значительной, но в комплексе они составляют внушительные суммы.
Примерно 70% расходов на автопарк – это затраты именно на ремонт, топливо и обслуживание самих автомобилей.
Ежедневные управленческие процессы, происходящие в автопарке – это не только логистические решения (какой транспорт куда именно поедет и каким маршрутом), но и регулярные вопросы ремонта, техосмотра, заправки, регистрации и оформления автомобилей, составления бухгалтерских отчетов.
Кроме того, при управлении автопарком важно понимать текущие потребности компании, к примеру:
Можно ли сократить количество автомобилей? Если на предварительном этапе был проведен грамотный аудит, становится понятно, есть ли в автопарке машины, которые регулярно простаивают? Или закреплены за каким-то конкретным отделом или сотрудником? Равномерное распределение автомобилей и возможность пользоваться ими всем работникам может не только повысить эффективность работы парка, но и избавиться от «лишних» машин, на которых реже совершаются поездки, но которым при этом все равно требуется и заправка, и ремонт, и обслуживание.
Хватает ли персонала? Довольно часто бывает так, что работу, для которой требуется отдельный человек, выполняет «на полставки» другой сотрудник. К примеру, вместо того же руководителя автопарка управлением (с доплатой за административные функции) занимается кто-то из водителей или менеджеров по продажам, хотя в идеале требуется выделенная управленческая должность. Может не хватать водителей, сотрудников бухгалтерии или экспедиторов. А может, напротив, штат непомерно раздут, и с работой может эффективно справляться меньшее количество сотрудников? Эти показатели могут меняться в зависимости от ситуации внутри самого предприятия.
Все ли документы в порядке? Регулярно ли оформляются путевые листы, бланки учета, ремонта и ТО, документы на закупку самих автомобилей, запчастей и ГСМ? Задержки или небрежное ведение этой документации могут грозить компании крупными проблемами со стороны проверяющих органов.
Решать все эти вопросы можно с помощью аутсорсингового управления автопарком – а можно самостоятельно, благодаря современному программному обеспечению. Для корпоративных автопарков разработаны специальные комплексы программ, которые значительно сокращают трудозатраты на отчеты и аудит, и при наличии такого комплекса можно отладить все управленческие процессы своими силами, без привлечения сторонних специалистов.
Подпишитесь на наши группы в соцсетях Вконтакте, Одноклассники.
